Burocracia é prejuízo financeiro e cultural!

Provavelmente, ao ouvir o termo burocracia não vem muitas correlações boas, certo? Não à toa, segundo os relatório “Burocracia e seus custos econômicos (2010)”, da FIESP, que apresenta um mapeamento sobre os efeitos de processos burocráticos no Brasil, e o estudo do Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID) “Fin del Trámite Eterno: Ciudadanos, Burocracia y Gobierno Digital (2018)” a conclusão de ambos é de que a corrupção está intrinsecamente ligada às burocracias criadas.

Mas o que isso têm a ver com a transformação digital?

Ao acompanhar o cenário empresarial nos últimos anos, sobretudo as empresas que mais defendem a transformação digital nos seus negócios, elas o fazem do site para fora, enquanto por dentro estão submersas em fluxos documentais baseados em papel.

Nos órgãos públicos, o cenário é ainda mais complexo. A quantidade de fluxos documentais baseados em papel é muito maior. O cidadão pode, por exemplo, vir a perder horas de trabalho para resolver problemas burocráticos.

Ainda há quem desista de continuar com os trâmites para atualização ou aquisição de um documento, perdendo a oportunidade de estar em dia com documentações importantes. Isso sem nos aprofundarmos no tema da corrupção, bem apresentado no relatório do BID, que nos faz acreditar que quem tem acesso rápido a um documento é quem tem dinheiro, e não quem tem o direito de tê-lo.

No mesmo estudo, o BID identificou que um fluxo documental presencial custava aproximadamente 40 vezes mais do que custaria em um ambiente digital. Outra pesquisa recente da Forrester Consulting aponta que a documentação digital é uma necessidade dos negócios, e reafirma que para cada documento que migra do meio físico para o digital há uma economia de 6 dólares.

Ou seja, burocracia é prejuízo financeiro e cultural!

Repensar a maneira como lidamos com documentos é uma necessidade inadiável.

Conheça cinco passos para eliminar o uso de papel da sua empresa

1. Avalie qual o melhor software de gestão documental para as suas necessidades
2. Invista na digitalização de documentos
3. Engaje e treine os funcionários
4. Acabe com o Arquivo Morto
5. Melhore a governança das informações

Como desburocratizar processos internos

1. Comece pela avaliação
2. Treine sua equipe (sim, novamente esse ponto, para ver como ele é imprescindível!)
3. Digitalização/automatização de processos

Está em marcha ainda uma revolução de sustentabilidade que projeta um mercado com faturamento da ordem de US$ 31 trilhões, ganhos também relacionados com as empresas e governos que adotarem as práticas ESG, o que engloba a revisão de processos e fluxos documentais em papel.

O que temos que pensar é: com tecnologia disponível, necessidade constante de diminuir custos e riscos, preservação do meio ambiente, obrigação de aprimorar a segurança no manuseio dos dados, e, principalmente, uma legislação que há 20 anos garante a validade jurídica da assinatura eletrônica, por que levamos tanto tempo para efetivamente fazer essa transformação digital
dos fluxos e processos documentais?

Uma possível resposta está relacionada com a questão cultural. Mas seria só isso?

Não é de hoje que contamos com tecnologias que garantem que um documento possa ser assinado digitalmente atendendo às exigências legais, com integridade, comprovação da identidade dos assinantes e demonstrando que houve intenção do assinante em fazer parte do fluxo documental.

Nada pode ser mais democrático do que o direito de acessar de maneira rápida e segura os nossos documentos, sem deslocamento ou horas em filas. O fluxo documental digital não trata apenas de aprimorar a experiência do usuário, como também de melhorar o exercício da cidadania.

Da próxima vez que escutar o termo transformação digital, pense: como você lida com seus documentos no dia a
dia?

Reflita sobre como a sua empresa vem fazendo isso. E, por que não, como os órgãos públicos com os quais você se relaciona tratam essa questão.